Vacatures Dreefbeheer

Directie secretaresse

Als onderdeel van het secretariaat ben jij verantwoordelijk voor een optimale ondersteuning van de directie. In deze veelzijdige rol rapporteer je aan de directie en werk je nauw samen met het vastgoedteam, Beheer en onderhoud. Je werkzaamheden zullen bestaan uit:

Taken

  • Verzorgen van het agendabeheer voor de directie;
  • Redigeren en opstellen van correspondentie aan de hand van concepten/globale aanwijzingen over inhoud;
  • Binnenkomende of uitgaande telefoongesprekken afhandelen of doorverwijzen.
  • Beoordelen van (digitale) stukken/e-mail van de directie ten aanzien van aard, belang en prioriteit van afhandeling;
  • Het belang van zaken inschatten en brengt deze eventueel tussentijds onder de aandacht van de directie;
  • Verzorgen van terugkoppeling en onderbouwing aan diverse partijen over te nemen acties en bewaakt de opvolging van deze acties;
  • Faciliteert en ondersteunt de directie met betrekking tot informatievoorziening en communicatie;
  • Opent, sorteert en verdeelt de inkomende correspondentie en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatie aanvragen;
  • Draagt er zorg voor dat vragen en signalen vanuit de directie tijdig en inhoudelijk voldoende worden afgehandeld;
  • Bereiden van vergadering(en) voor de directie: verzamelt agendapunten, verspreidt stukken en reserveert vergaderruimtes (in overleg met de Office manager);
  • Draagt zorg voor notulen, actielijsten en bewaakt opvolging en procedurele correctheid van besluitvorming van de directie;
  • Draagt in samenspraak met de Office manager zorg voor een goed geordend en compleet archief van de directie (o.a. scannen, opslaan van stukken);
  • Ontvangt bezoekers, vervult representatieve taken;
  • Verzorgt/faciliteert lunches;
  • Fungeert als vraagbaak en onderneemt daar waar nodig actie.

Wij vragen

Wij zoeken iemand die stressbestendig en flexibel is, met een hands- on en no-nonsense mentaliteit. Hierbij is het belangrijk dat je punctueel bent en een proactieve houding meebrengt. Daarnaast beschik je over:

  • Hbo werk- en denkniveau;
  • Ervaring met MS-Office;
  • 3 jaar relevante werkervaring;
  • Ervaring in de vastgoedsector, vereiste;

Wij bieden

  • Een afwisselende baan;
  • Salaris in overeenstemming met leeftijd en ervaring;
  • Mogelijkheden voor opleiding en professionele ontwikkeling;
  • De ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Is jouw interesse gewekt en herken je jezelf in bovenstaand profiel? Stuur dan jouw cv en motivatie naar loonadministratie@dkmholding.nl, t.a.v. de heer H. Lesterhuis.

 

Office Manager

Als onderdeel van het secretariaat ben jij verantwoordelijk voor het aansturen van de afdeling. In deze veelzijdige rol rapporteer je aan de directie en ben je in staat om te multitasken. Je werkzaamheden zullen bestaan uit:

Office Manager 

Taken

  • Afhandelen van binnenkomende of uitgaande telefoongesprekken;
  • Verzorgen van terugkoppeling en onderbouwing aan diverse partijen over te nemen acties en bewaken van de opvolging van deze acties;
  • Organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Vergaderruimtes reserveren met eventueel bijbehorende hulpmiddelen en catering;
  • -Op aanwijzing van de directie- het opstellen, implementeren en beheren van procedures en processen;
  • Er zorg voor dragen dat vragen en signalen vanuit de organisatie tijdig en inhoudelijk voldoende worden afgehandeld;
  • Regelen van alle facilitaire inkoopzaken;
  • Ontvangen van bezoekers, vervult representatieve taken;
  • Bewaking en de bestelling van de voorraad kantoorartikelen;
  • Uitgifte en registratie van de uitgegeven sleutels, toegangspassen en alarmpassen;
  • Uitgifte en registratie van de ICT middelen;
  • Verantwoordelijk voor de ‘clean desk policy’ voor het gehele kantoor;
  • Fungeren als aanspreekpunt voor facilitair beheer, automatisering en huisvesting en onderneemt daar waar nodig actie.

Wij vragen

Wij zoeken iemand die stressbestendig en flexibel is, met een hands- on en no-nonsense mentaliteit. Hierbij is het belangrijk dat je punctueel bent en een proactieve houding meebrengt. Daarnaast beschik je over:

  • Hbo werk- en denkniveau;
  • Ervaring met MS-Office;
  • 5-10 jaar relevante werkervaring;
  • Ervaring in de vastgoedsector, vereiste;
  • Beschikbaar voor 24 uur per week.

Wij bieden

  • Een afwisselende baan;
  • Salaris in overeenstemming met leeftijd en ervaring;
  • Mogelijkheden voor opleiding en professionele ontwikkeling;
  • De ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Is jouw interesse gewekt en herken je jezelf in bovenstaand profiel? Stuur dan jouw cv en motivatie naar loonadministratie@dkmholding.nl, t.a.v. de heer H. Lesterhuis.